L'onglet « Messagerie » écrit au déclarant. L'onglet « Notes internes » écrit pour les comptes qui ont accès au dossier, et le déclarant n'en reçoit rien. Le bandeau en tête de chaque onglet le redit à chaque ouverture.
Écrire un message, puis une note
Étape 1 sur 6
Ouvrez le dossier, puis l'onglet « Messagerie ». Le bandeau bleu annonce « Visible par le déclarant — tout message envoyé ici lui est transmis. ».
Sur l'image
- Le bandeau bleu de la messagerie
- La zone « Répondre au déclarant »
- Le bouton « Envoyer au déclarant »
Étape 2 sur 6
Écrivez votre réponse dans « Répondre au déclarant », puis cliquez « Envoyer au déclarant ». Entre l'accusé de réception et le retour, une ligne sous ce champ rappelle qu'un message ne vaut pas retour des trois mois. Le retour s'envoie par « Envoyer le retour au déclarant », en haut du dossier. Voir Enregistrer les conclusions et envoyer le retour.
Étape 3 sur 6
Relisez la fenêtre « Envoyer au déclarant ? », puis confirmez par « Envoyer ».
Sur l'image
- L'avertissement avant envoi
- Le bouton « Envoyer »
Étape 4 sur 6
Ouvrez l'onglet « Notes internes ». Le bandeau ambre annonce « INTERNE — jamais transmis au déclarant. ».
Sur l'image
- Le bandeau ambre des notes internes
- La zone « Ajouter une note interne »
- Le bouton « Ajouter la note »
Étape 5 sur 6
Écrivez votre note dans « Ajouter une note interne ». La case « Gestionnaires seulement » suit la zone de saisie. Décochée, elle laisse la note visible de toute la cellule et des comptes habilités ; cochée, elle la réserve aux gestionnaires affectés au dossier.
Étape 6 sur 6
Cliquez « Ajouter la note ». Le fil est relu aussitôt. Une note « Cellule » y rejoint les autres, datée, signée du compte qui l'a écrite et surmontée de sa pastille. Une note « Gestionnaires seulement » y reparaît pour les seuls comptes inscrits à la ligne « Gestionnaires » du dossier, et les autres l'écrivent sans la relire.
Ce qui sépare la messagerie des notes internes
Les deux onglets écrivent dans deux endroits séparés du dispositif, et aucune commande ne déplace un texte de l'un à l'autre. Un message mal placé se reprend donc en le retapant dans le bon onglet, ce qui laisse le premier enregistrement en place.
Le déclarant lit les messages depuis son espace de suivi, avec son code de suivi. Les notes se lisent dans la console, par les comptes qui ont accès au dossier : la cellule à laquelle il est rattaché, les personnes à qui il est affecté, et les comptes à qui un accès a été accordé, y compris hors de la cellule. Une note cochée « Gestionnaires seulement » resserre ce cercle, comme Une note réservée aux gestionnaires affectés le décrit. L'export scellé du dossier reprend les notes dans un fichier de données, à côté des messages et du journal des accès. Voir Poser un gel juridique, produire l'export scellé.
Tant qu'aucune note n'existe, l'onglet affiche « Aucune note interne. » et, sous ce titre, « Les notes ne sont jamais transmises au déclarant ; certaines sont réservées aux gestionnaires affectés. ».
Chaque envoi laisse une trace sans son texte. « Chronologie » reçoit une ligne « Message envoyé au déclarant » ou « Note interne ajoutée », et « Accès » une ligne « Message envoyé » ou « Note interne créée ». Le corps du message et celui de la note n'entrent ni dans l'une ni dans l'autre.
Une note réservée aux gestionnaires affectés
La case « Gestionnaires seulement » resserre le cercle de lecture aux gestionnaires affectés au dossier. L'exclusion est posée dans la requête, avant la pagination, et elle porte sur la liste des notes, la chronologie, le journal du dossier et les trois sorties de l'export scellé. Un autre lecteur habilité, administrateur du module compris, ne voit donc ni la note, ni la ligne « Note interne ajoutée » de la chronologie, ni la ligne « Note interne créée » du journal. Leur nombre, leur instant et leur auteur restent donc hors de sa portée. Seul le journal global de l'auditeur garde ces lignes.
Cette règle vaut aussi pour l'auteur de la note. Un membre de la cellule que la ligne « Gestionnaires » du dossier ne porte pas écrit une note réservée sans la relire ensuite, et la pastille « Gestionnaires seulement » ne lui revient donc sur aucun écran du dossier.
Un dossier clôturé, réorienté ou transmis au titre de l'article 40 accepte encore un message et une note. Seul un dossier entré en purge les refuse, et il les refuse tous les deux.
Ce que le déclarant voit de vos messages
L'espace de suivi du déclarant porte une section « Messagerie confidentielle » où les deux sens s'affichent dans l'ordre des envois. Ses propres messages sont signés « Vous », les vôtres « Gestionnaires », sans le nom du compte qui a écrit. L'accusé de réception y forme une carte titrée « Accusé de réception », qui annonce la date limite du retour avant votre texte. Le retour porte la pastille « Retour sur les suites données ».
Quand le déclarant a coché la case qui propose un échange, son message porte dans l'onglet « Messagerie », sous le texte, la mention « Le déclarant propose un échange (téléphone ou rencontre). ». Un message envoyé avant l'arrivée de cette mention ne la porte pas dans la bulle. Elle reste lisible sur la ligne « Message du déclarant » de l'onglet « Chronologie ».
Aucune notification ne prévient le déclarant qu'un message l'attend, et le dispositif ne lui envoie aucun courriel. Il découvre votre réponse en rouvrant son dossier avec son code de suivi. Le bouton « Actualiser » recharge le fil sans quitter la page.
Les notes internes n'apparaissent nulle part dans cet espace, qui porte la référence du dossier, l'avancement, les échanges et les récépissés.
Si ça ne se passe pas comme prévu
- « Envoyer au déclarant » reste grisé. Le bouton s'active dès que la zone « Répondre au déclarant » contient du texte, donc il reste grisé tant qu'elle est vide. Il l'est aussi pendant qu'un envoi est en cours. Voir Trois raisons pour lesquelles un bouton est grisé.
- L'onglet « Messagerie » affiche « Aucun échange avec le déclarant pour le moment. ». Aucun message n'existe encore sur ce dossier, pas même l'accusé de réception, qui s'affiche dans ce fil une fois envoyé. Voir Envoyer l'accusé de réception.
- Un texte écrit hier ne se retrouve pas dans l'onglet où vous le cherchez. Les deux onglets gardent chacun leurs écrits, et rien ne les mélange. Ouvrez l'autre onglet pour le relire.
- Un message d'erreur « Une erreur est survenue. Merci de réessayer. » suit l'envoi. Deux situations produisent ce message. Soit l'envoi n'a pas abouti, et une seconde tentative passe. Soit le dossier est entré en purge, état que son statut affiche sous « Purge en cours », puis sous « Purgé », et il n'accepte alors plus ni message ni note. Voir Régler les durées de conservation.