Régler les durées de conservation

L'onglet « Conservation » écrit les durées d'un circuit dans un nouveau brouillon de pack. Les versions déjà publiées gardent leurs valeurs, et les règles saisies ici ne gouvernent les dépôts qu'une fois ce brouillon publié puis mis en service.

L'onglet s'ouvre aux comptes qui portent le rôle « Administrateur du module ». Les rôles « Référent », « Gestionnaire » et « Auditeur » ne donnent pas la gestion des packs.

Les trois textes écrits en clair partent sur le portail, à la page « Comment vos données sont protégées », sous « Durées de conservation », circuit par circuit. Le portail affiche ceux du pack en service. Une quatrième ligne s'y ajoute, construite à partir de « Rétention des journaux (jours, 180–365) », qui annonce au déclarant pendant combien de jours les journaux d'accès à son dossier sont gardés.

Une durée par issue fixe la date de purge du dossier, alors que le passage en archivage intermédiaire, lui, ne dépend que de l'état du dossier. L'échéance vaut la date de dernière modification du dossier plus le nombre de jours écrit pour son issue. Une échéance calculée au-delà de 3 650 jours est ramenée à cette borne, à chaque relecture du dossier.

« Rétention des journaux (jours, 180–365) » fixe l'âge auquel une ligne du journal des accès disparaît, pour les dossiers déposés sous ce circuit. La purge d'un dossier laisse son journal en place, et ce journal s'efface ensuite ligne à ligne, à sa propre échéance. Tant qu'un gel juridique est posé sur un dossier, aucune de ses lignes de journal n'est retirée.

Au dépôt, le dossier recopie le profil de conservation de son circuit tel que le pack en service le porte, et il entre en phase active. Cette copie ne change plus, et c'est elle que le traitement de conservation applique, des années plus tard.

Un traitement interne relit les dossiers du dispositif une fois par heure. Il fait passer en archivage intermédiaire tout dossier en phase active dont le statut est « Clôturé », « Réorienté (canal externe) » ou « Transmis art. 40 ». Il inscrit la date de purge à ce moment-là. Quand cette date est atteinte, le même passage démarre la purge, qui se déroule seule jusqu'au bout. Cette échéance est le seul déclencheur d'une purge.

Rouvrir un dossier passé en archivage intermédiaire efface sa date de purge, donc le décompte repart de sa clôture suivante. Tant qu'un gel juridique est posé sur un dossier, il passe en phase contentieux, et ces passages ne font plus avancer ni son archivage ni sa purge.

La purge détruit les pièces jointes chez l'hébergeur, toutes versions comprises, puis le coffre d'identité du déclarant, puis les enregistrements rattachés au dossier : messages, notes internes, lignes de pièces, chronologie, récépissés, habilitations, exclusions, récusations, notifications du dossier quel que soit leur état d'envoi, et sessions de suivi du déclarant.

Elle remplace ensuite le dossier par un socle statistique qui garde le circuit, l'issue et les dates. Le numéro du dossier et les éléments qui permettent de le retrouver sont retirés, donc aucun code de suivi n'ouvre plus rien. Ce socle reste en base, et aucun traitement ne le supprime.

• « Aucun pack réglementaire » s'affiche à la place des blocs. Aucune version de pack n'existe encore pour ce dispositif, et cet onglet part toujours d'une version existante. Le message renvoie à l'onglet « Packs réglementaires », où se crée le premier brouillon. Voir Publier un pack et le mettre en service.
• Le bouton « Créer le brouillon de pack » reste grisé. Le contrôle d'écran parcourt tous les blocs de la page, ceux marqués « (circuit désactivé) » compris. Il y refuse une règle en clair vide, et un champ de durée vide ou décimal. Il refuse aussi une durée de journaux hors de 30 à 1 095 jours, et une durée d'archivage hors de 1 à 7 300 jours. Sur un circuit activé, les bornes se resserrent à 180 à 365 jours pour les journaux, et à 30 à 3 650 jours pour l'archivage. Parcourez tous les blocs, puis reprenez l'étape 6.
• « Une erreur est survenue. Merci de réessayer. » suit un clic sur « Créer le brouillon de pack » alors que le bouton était actif. Deux causes donnent ce message. Une règle en clair de plus de 1 000 caractères passe le contrôle d'écran, mais le serveur la refuse. Une requête qui échoue affiche le même message. Raccourcissez les règles trop longues, puis reprenez l'étape 6. Quand aucune règle ne dépasse cette longueur, reprenez le clic.
• Le bandeau annonce un numéro de brouillon plus haut que celui attendu. Un brouillon existait déjà, et l'onglet repart de la version au numéro le plus haut, brouillon compris. Publiez la version que le bandeau vient de nommer, qui porte vos dernières valeurs.
• Les règles n'apparaissent pas sur le portail. Le portail sert la dernière version à la fois publiée et mise en service, et un brouillon n'est encore ni l'une ni l'autre. Montez l'échelle d'activation sur cette version. Voir échelle d'activation.