Le journal des accès dit qui a fait quoi sur le dispositif, et avec quel résultat. Il est en lecture seule, il ne montre aucun contenu de dossier, et seul un compte auditeur l'ouvre.
Filtrer la liste, puis la rouvrir en entier
Étape 1 sur 7
Cliquez « Journal des accès » dans le menu de gauche.
Sur l'image
- Le rappel de conservation
- Le panneau « Filtres »
- Les cinq colonnes
Étape 2 sur 7
Le sous-titre de la page porte la notice « Journal des accès en lecture seule — conservation limitée (6 à 12 mois), puis purge automatique. »
Étape 3 sur 7
Le tableau aligne cinq colonnes, « Date », « Acteur », « Action », « Résultat » et « Dossier ». Les entrées les plus récentes viennent en tête, et la colonne « Dossier » reste vide sur une ligne qui ne porte aucun dossier.
Étape 4 sur 7
Ouvrez la liste « Action » et choisissez une entrée, par exemple « Lecture du dossier ». Le premier choix de la liste, « Toutes », lève ce filtre.
Sur l'image
- La liste des actions journalisées
Étape 5 sur 7
Ouvrez la liste « Résultat » et choisissez « Succès », « Refusé » ou « Échec », dans cet ordre sous le choix « Tous ».
Étape 6 sur 7
Cliquez « Filtrer ».
Sur l'image
- Le compteur de filtres actifs
- Le bouton « Réinitialiser les filtres »
- Les entrées retenues
Étape 7 sur 7
Une croix paraît près du compteur de filtres dès qu'un filtre est posé. Cliquez-la pour revenir à la liste entière.
Les deux journaux du dispositif
Le dispositif tient deux journaux, et cet écran est le premier.
Le journal global réunit les actes de tout le dispositif. Le rôle « Auditeur » est le seul qui l'ouvre, donc l'entrée « Journal des accès » ne paraît au menu que pour lui, et l'adresse ramène les autres comptes à la boîte de réception. L'administrateur du module ne l'ouvre pas.
Le second journal est celui d'un dossier, dans son onglet « Accès ». Il porte les lignes de ce dossier seul, sous la même notice de conservation, et il s'ouvre à toute personne qui peut lire le dossier, membre de la cellule, gestionnaire affecté ou titulaire d'un accès accordé. C'est là qu'un gestionnaire regarde qui a consulté son propre dossier.
Ce second journal filtre les notes réservées. Quand une note interne porte la mention « Gestionnaires seulement », sa ligne « Note interne créée » n'est servie qu'aux gestionnaires affectés au dossier, et les autres lecteurs habilités ne la reçoivent pas, administrateur du module compris. L'exclusion est posée dans la requête qui lit le journal, donc le nombre de ces notes, leur instant et leur auteur restent hors de portée. Le journal global de l'auditeur, lui, garde ces lignes. Voir Répondre au déclarant ou écrire une note.
La colonne « Dossier » du journal global porte le numéro du dossier concerné, en texte simple. Un tiret prend la place de ce numéro quand le dossier n'en porte pas encore ou n'en porte plus, un brouillon en cours de saisie comme un dossier purgé. Le numéro sert à rapprocher les lignes d'un même dossier. Le rôle auditeur ouvre le journal sans ouvrir aucun contenu de dossier, donc la lecture du dossier lui-même passe par un compte qui y a accès. Voir Ouvrir un dossier et ses onglets.
Ce que le journal garde, et pour combien de temps
Le journal s'écrit en ajout seul. Aucun écran ne modifie ni ne supprime une ligne.
Les refus font exception à l'enregistrement ligne à ligne. Un même acteur dispose de vingt lignes par fenêtre de soixante secondes, ouverte à son premier refus. Le vingt et unième refus garde encore sa propre ligne, et les refus suivants sont comptés puis résumés en une ligne unique à la fermeture de la fenêtre. Le compte est tenu par acteur, quels que soient les dossiers visés.
Les lignes disparaissent à l'échéance de leur durée de conservation. Une ligne échue est supprimée de la base, et aucun écran ne la rétablit. Le nombre de jours appliqué à un dossier vient du pack réglementaire en service au moment de son dépôt. La publication d'un pack borne cette valeur entre 180 et 365 jours, et les deux packs du catalogue la fixent à 365 jours sur tous leurs circuits. Les lignes qui ne portent aucun dossier suivent le plus long délai retenu par un circuit actif du pack, et 365 jours à défaut. Les lignes d'un dossier sous gel juridique restent en place tant que le gel dure. Ce nombre de jours se lit sur le portail déclarant, page « Comment vos données sont protégées », sous « Durées de conservation », et il se règle dans l'onglet « Conservation » de l'administration. Le journal, lui, ne le reprend pas, et son sous-titre s'en tient à la fourchette de 6 à 12 mois.
La purge d'un dossier laisse ses lignes de journal en place, et elle en ajoute une, « Purge exécutée ».
La page affiche les cinquante entrées les plus récentes qui satisfont les filtres. Les deux listes de filtres sont le moyen d'atteindre les autres.
Si ça ne se passe pas comme prévu
- « Aucune entrée pour ces filtres. » s'affiche à la place du tableau. Deux filtres se croisent sans rien laisser, ou les entrées cherchées ont dépassé la durée de conservation. Cliquez la croix près du compteur de filtres, puis reposez un seul filtre à la fois.
- L'entrée « Journal des accès » manque au menu et l'adresse ramène à la boîte de réception. Votre compte ne porte pas le rôle « Auditeur ». Voir auditeur.
- Vous cherchez les délais et les volumes du dispositif. Ces chiffres sont sur un autre écran. Voir Lire les indicateurs du dispositif.