La clôture ferme le dossier et ouvre sa phase de conservation. Elle n'efface rien, et un dossier clôturé se rouvre avec un motif, la clôture restant inscrite.
Clôturer, puis rouvrir
Étape 1 sur 7
Ouvrez l'onglet « Conclusions » du dossier. Les deux boutons se trouvent en bas de l'onglet.
Sur l'image
- Le bouton « Enregistrer les conclusions »
- Le bouton « Clôturer le dossier »
Étape 2 sur 7
Cliquez « Clôturer le dossier ». La fenêtre « Clôturer le dossier ? » s'ouvre. Confirmez par « Clôturer ».
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- Ce que la clôture démarre
- Le bouton « Clôturer »
Étape 3 sur 7
Le bandeau « Dossier clôturé » et sa date occupent le haut de l'onglet, et les champs passent en lecture seule.
Sur l'image
- Le bandeau de clôture et sa date
- Le champ devenu inerte
- Le bouton « Rouvrir le dossier »
Étape 4 sur 7
La rangée de pastilles de l'en-tête porte le statut « Clôturé », et la ligne de la boîte de réception suit.
Étape 5 sur 7
Pour rouvrir, cliquez « Rouvrir le dossier », à la place de « Clôturer le dossier ».
Étape 6 sur 7
Renseignez le « Motif de réouverture », puis confirmez par « Rouvrir ».
Sur l'image
- Ce que la réouverture exige
- Le champ « Motif de réouverture »
- Le bouton « Rouvrir »
Étape 7 sur 7
Ouvrez l'onglet « Chronologie ». « Dossier clôturé » et « Dossier rouvert » s'y suivent.
Ce que la clôture écrit, et ce qu'elle refuse
La clôture écrit deux valeurs sur le dossier, son statut interne « Clôturé » et la date de clôture. Les conclusions, les mesures, les messages, les pièces, les échéances et l'affectation gardent ce qu'ils portaient.
Le serveur la refuse tant qu'aucune conclusion n'est enregistrée. Renseignez l'« Issue » et la « Synthèse des constats et du retour au déclarant », puis cliquez « Enregistrer les conclusions » avant de clôturer. Il la refuse également sur un dossier déjà terminal, clôturé, réorienté ou transmis au procureur, et sur un dossier entré en purge.
Le geste ne demande aucun rôle particulier, seulement le droit d'écrire sur ce dossier. À partir de la clôture, les champs de l'onglet passent en lecture seule et les boutons d'envoi de l'accusé de réception et du retour disparaissent de la page.
Ce que la réouverture remet en place
La réouverture écrit trois choses. Le statut interne passe à « Instruction en cours ». La date de clôture est effacée. Quand le dossier était déjà entré en archivage, sa conservation repasse en phase active et la date de purge calculée est effacée. Après la clôture suivante, le traitement horaire de conservation en calcule une nouvelle, sur la date et l'issue du moment. Un dossier sous gel juridique, lui, garde la phase de conservation qu'il portait.
Rien d'autre ne bouge. Les conclusions et leurs mesures, les messages, les notes, les pièces, les échéances, l'affectation et les habilitations restent en place, et la ligne « Dossier clôturé » reste dans la chronologie.
Les trois états terminaux se rouvrent de la même façon, qu'un dossier ait été clôturé, réorienté vers un canal externe ou transmis au procureur. Le motif est obligatoire dans les trois cas.
Si ça ne se passe pas comme prévu
« Une erreur est survenue. Merci de réessayer. » s'affiche après « Clôturer ». Ce message couvre plusieurs refus. La clôture demande des conclusions enregistrées, que les champs « Issue » et « Synthèse des constats et du retour au déclarant » de l'onglet montrent. Elle demande aussi un dossier encore en cours, que la pastille de statut de l'en-tête indique, et un accès en écriture sur ce dossier. Voir Enregistrer les conclusions et envoyer le retour.
Le bouton « Rouvrir » reste grisé dans la fenêtre. Le champ « Motif de réouverture » est vide. Voir Trois raisons pour lesquelles un bouton est grisé.
Un contentieux impose de garder le dossier au-delà de sa durée de conservation. Le panneau « Gel juridique » du rail suspend la purge tant que le gel est actif. Voir Geler et exporter un dossier.