Envoyer l'accusé de réception

L'accusé de réception est le premier message que la cellule adresse à la personne qui a signalé. Il part une seule fois, sa date se fige à l'envoi, et le délai du retour au déclarant se compte à partir de là.

Cette fiche décrit le geste, puis l'origine des délais que le bandeau d'échéances affiche.

Les durées d'échéance sont fixées par la plateforme elle-même, et non par un réglage du dispositif. L'accusé de réception est dû dans les sept jours ouvrés qui suivent le dépôt, la première revue dans les deux jours ouvrés, et le retour au déclarant dans les trois mois. Ni l'entreprise, ni l'administrateur du dispositif, ni le pack réglementaire ne déplacent ces durées ; le pack fixe seulement les jours fériés qui ne comptent pas dans un décompte en jours ouvrés, en plus des samedis, des dimanches et des jours fériés français.

Le dépôt du formulaire fige d'un coup la date de réception, la date limite de l'accusé de réception et celle de la première revue. Ces deux décomptes partent donc du dépôt, jamais de la qualification ni de l'affectation.

La date limite du retour est la plus proche de deux dates. La première est l'envoi de l'accusé de réception augmenté de trois mois. La seconde est la date limite de l'accusé, soit le dépôt augmenté de sept jours ouvrés, elle-même augmentée de trois mois. Un accusé envoyé dans son délai laisse donc trois mois pleins pour préparer le retour. Quand l'accusé dépasse sa date limite, la seconde date l'emporte, et le temps restant devient inférieur à trois mois.

Sur un dossier du circuit « VDHAS », le récépissé remis au dépôt vaut lui-même accusé de réception. La date de l'accusé est celle du dépôt, la tuile « Accusé de réception » affiche « Envoyé » dès la première ouverture du dossier, et le bouton d'envoi n'apparaît jamais. Le délai du retour court alors depuis le dépôt.

Aucune carte « Accusé de réception » ne s'ajoute alors au fil du déclarant. Dans son espace de suivi, la carte « Récépissé » porte la mention « vaut AR », puis la même ligne sur la date limite du retour.

Deux jours ouvrés avant la date limite de l'accusé, puis le jour de cette date, un courriel de relance part vers les gestionnaires affectés au dossier. Sans gestionnaire affecté, la relance part vers les référents de la cellule affectée au dossier. Un dossier sans cellule affectée, ou dont la cellule a été archivée, n'en reçoit aucune, et seule la vue « Non affecté » de la boîte de réception le retrouve. Ce courriel ne porte que la référence du dossier, le type d'échéance et un lien vers la console.

L'escalade vient plus tard. Elle attend le délai « Escalade après (jours ouvrés) » de la cellule affectée, ajouté à l'échéance dépassée, et ni l'échéance légale ni les relances qui la précèdent ne bougent. Passé ce délai, le dossier est escaladé vers les gestionnaires désignés comme suppléants d'un référent de cette cellule. Quand la cellule demande « Notifier le référent à l'escalade », ses référents s'ajoutent aux suppléants ; laissé inactif, ce réglage les garde en repli pour une cellule sans suppléant. Les personnes récusées sur le dossier sont écartées avant cette sélection.

Quand le dossier ne porte aucune cellule vivante, l'escalade part vers les administrateurs du module, et le lien du courriel mène alors à la boîte de réception. Voir Lire et filtrer sa boîte de réception.

La chronologie reçoit alors une ligne « Escalade », horodatée et portée au compte « Système ». Le statut du dossier reste inchangé, et la personne qui a signalé n'est avertie de rien.

Le retour au déclarant a son propre rythme de relance, quatorze jours, sept jours puis zéro jour avant l'échéance, en jours calendaires et vers les mêmes destinataires. Son dépassement reste une relance, sans escalade ni changement d'affectation, et le dossier devient repérable dans la boîte de réception par le filtre « En retard uniquement ».

• Le bouton « Envoyer l'accusé de réception » ne figure pas sur le dossier. Il s'affiche tant que la date d'accusé de réception est vide et que le dossier reste en cours. Il disparaît donc quand l'accusé est déjà parti, et quand le récépissé a valu accusé de réception sur un dossier du circuit « VDHAS ». Il disparaît aussi sur un dossier « Clôturé », « Réorienté (canal externe) » ou « Transmis art. 40 ». Le circuit et l'état affichés en tête du dossier disent lequel de ces cas s'applique.
• La fenêtre « Envoyer l'accusé de réception ? » se referme sans rien envoyer. Le bouton « Envoyer l'AR » reste inactif tant que le champ « Message d'accusé de réception » est vide, donc une fenêtre quittée sans texte n'écrit rien. Rouvrez-la, saisissez le message, puis cliquez « Envoyer l'AR ».
• Le déclarant dit n'avoir rien reçu. Aucun courriel ne part vers un déclarant, quel que soit son mode de dépôt : le dispositif n'écrit par courriel qu'aux comptes de la console. Le message attend dans l'espace de suivi, qui s'ouvre avec le code de suivi. Voir Suivre son dossier avec son code.
• La chronologie porte une ligne « Escalade » sur un dossier que vous traitez. Deux échéances produisent cette ligne, l'accusé de réception et la première revue, et la ligne n'indique pas laquelle. Elle paraît après le délai d'escalade de la cellule affectée, ajouté à l'échéance dépassée ; sur un dossier sans cellule vivante, ce délai vaut zéro jour et l'escalade part vers les administrateurs du module dès l'échéance dépassée. Quand une seule tuile du bandeau n'affiche ni « Envoyé » ni « Faite », elle porte l'échéance restée ouverte. Les deux tuiles affichent parfois « Envoyé » et « Faite », lorsque le retard a été rattrapé depuis l'escalade. L'affectation du dossier, elle, n'a pas changé.