Tout dossier porte un circuit dès son dépôt. La qualification confirme ce circuit ou le change, rattache le dossier à un établissement, puis pose son niveau d'urgence et la justification de ce niveau. Les deux gestes occupent les deux premières sections de l'onglet « Qualification » du dossier. La troisième, « Personnes visées — information (≤ 1 mois) », suit l'information des personnes mises en cause.
Les deux gestes de l'onglet « Qualification »
Étape 1 sur 6
Ouvrez le dossier depuis la boîte de réception, puis son onglet « Qualification ».
Sur l'image
- Le champ « Circuit confirmé »
- Le champ « Population »
- Le champ « Établissement »
- Le bouton « Enregistrer la qualification »
Étape 2 sur 6
Dans « Circuit & rattachement », choisissez le « Circuit confirmé », puis la « Population ».
Étape 3 sur 6
Le champ « Établissement » déroule sa liste dès que le curseur s'y pose, sans rien taper. Choisissez-y l'unité qui porte le dossier.
Étape 4 sur 6
Le champ « Motif (requalification) » reste affiché en permanence. Quand le « Circuit confirmé » choisi diffère de celui déjà retenu, écrivez-y le motif du changement. Cliquez ensuite « Enregistrer la qualification ». Le message « Qualification enregistrée. » s'affiche.
Étape 5 sur 6
La section « Urgence » suit « Circuit & rattachement ». Choisissez le « Niveau », écrivez la « Justification », puis cliquez « Évaluer l'urgence ».
Sur l'image
- Le champ « Niveau »
- Le champ « Justification »
- Le bouton « Évaluer l'urgence »
Étape 6 sur 6
Ouvrez l'onglet « Chronologie ». « Dossier qualifié » et « Urgence évaluée » y figurent, avec leur date et leur auteur.
Sur l'image
- La liste des événements du dossier
Le circuit du dépôt et le circuit confirmé
Le circuit du dépôt est celui sous lequel le dossier est entré. Quand la personne qui a signalé a pris une porte précise, c'est le circuit de cette porte. Quand elle a répondu qu'elle ne savait pas, le portail retient « VDHAS », le circuit des harcèlements, violences, discriminations et agissements sexistes. Quand ce circuit n'est pas ouvert, le dépôt part sur le premier circuit ouvert de la liste des portes.
Ce circuit du dépôt fige, à la seconde du dépôt, la base légale annoncée à la personne, les catégories de données, les destinataires et la durée de conservation du dossier. Il ne se réécrit jamais, car ce qui a été annoncé au moment du dépôt doit rester lisible tel quel des années après.
Le circuit confirmé est celui que vous choisissez ici. Il s'ajoute au dossier sans toucher au premier. L'en-tête du dossier et l'export scellé affichent ensuite le circuit confirmé. La colonne « Circuit » de la boîte de réception garde le circuit du dépôt, et la durée de conservation suit elle aussi ce circuit du dépôt.
Ce qu'un changement de circuit écrit
Changer le circuit confirmé exige le « Motif (requalification) », et le serveur refuse l'enregistrement tant que ce motif manque. Le motif rejoint l'historique des requalifications du dossier, avec votre nom et la date. Quand le circuit change, la chronologie porte « Dossier requalifié », avec sa date et son auteur, et le motif lui-même n'apparaît sur aucun écran ni dans l'export scellé. À circuit inchangé, la chronologie porte « Dossier qualifié » et le texte du champ n'est pas conservé.
Le dossier garde la date de la première qualification. Une requalification par quelqu'un d'autre ne la déplace pas, et l'export scellé reprend cette date à côté du circuit confirmé. La liste « Population », elle, propose les quatorze valeurs du dispositif quel que soit le circuit, et c'est la personne qui qualifie qui retient celle qui convient.
Ce que chaque enregistrement met en route
Les deux boutons de l'onglet écrivent chacun dans le dossier au moment du clic, et rien ne se recalcule ensuite tout seul.
La qualification : état, délai et destinataires
Un dossier « Reçu » ou « Première revue » passe à l'état « Qualifié ». Le suivi que la personne qui a signalé ouvre avec son code affiche alors « En évaluation », accompagné de la phrase « Un gestionnaire habilité examine votre dossier. ». Un dossier déjà affecté ou en instruction garde son état, donc son suivi ne bouge pas.
L'échéance « Première revue » du bandeau passe à « Faite », et l'escalade qui part après deux jours ouvrés sans première revue s'éteint. Enregistrer la qualification est le seul geste qui pose cette date.
L'établissement enregistré rapproche le dossier d'une cellule quand aucune cellule vivante ne le porte. La règle est celle du dépôt. La cellule active qui sert le circuit confirmé et couvre cet établissement l'emporte, l'établissement le plus précis d'abord. À défaut, le dossier revient à l'unique cellule du circuit déclarée sans couverture. La chronologie inscrit alors « Dossier affecté » au compte « Système ». Un dossier que porte déjà une cellule vivante garde la sienne. Qualifier demande un accès en écriture sur le dossier, donc ce rattrapage ne joue que pour un dossier qui garde des gestionnaires ou un accès accordé. Une requalification sans établissement ne déplace aucune cellule.
Ensuite, les relances et les escalades suivent la cellule inscrite au panneau « Affectation », donc une réaffectation manuelle déplace les destinataires et la cellule qui couvrait l'établissement cesse d'être prévenue. Les relances vont d'abord aux gestionnaires désignés, puis aux référents de cette cellule affectée quand le dossier n'en a aucun. Voir S'affecter un dossier.
Les quatre niveaux d'urgence et leur portée
« Niveau » propose « Faible », « Moyenne », « Haute » et « Critique ». La « Justification » est demandée pour les quatre, et le bouton reste grisé tant que l'une des deux saisies manque.
Le niveau enregistré s'affiche d'abord en tête de la section « Urgence », sur la ligne « Dernière évaluation » qui porte aussi la date. Il se retrouve ensuite à quatre endroits : la pastille d'urgence de l'en-tête du dossier, la colonne « Urgence » de la boîte de réception, le filtre « Urgence » de cette même boîte, et une ligne de l'export scellé, qui reprend aussi la justification. Aucune échéance, aucune relance et aucune affectation ne suit ce niveau, que les traitements d'échéance ne lisent pas. Le tri de la boîte de réception suit l'échéance ou l'âge du dossier.
Une seconde évaluation remplace la première en entier : niveau, justification, auteur et date. Le dossier ne garde aucun historique des évaluations, et la chronologie compte une ligne « Urgence évaluée » par évaluation.
Si ça ne se passe pas comme prévu
- « Enregistrer la qualification » reste grisé. Deux saisies commandent ce bouton. Soit le « Circuit confirmé » est vide, soit un nom a été tapé dans « Établissement » sans qu'une entrée de la liste soit choisie. Ouvrez la liste et choisissez-y l'unité, ou videz le champ. Voir Trois raisons pour lesquelles un bouton est grisé.
- Votre unité n'apparaît pas dans « Établissement ». La liste est le miroir de l'arborescence de l'entreprise, alimenté par « Synchroniser » dans l'onglet « Établissements » de l'administration. Une unité créée depuis la dernière synchronisation y manque donc, et une unité archivée ne sort pas à la recherche. Voir Mettre à jour la liste des établissements.
- « Évaluer l'urgence » reste grisé. Le « Niveau » ou la « Justification » manque. Les deux sont demandés à chaque évaluation, y compris pour un niveau « Faible ». Reprenez l'étape 5.
- « Une erreur est survenue. Merci de réessayer. » s'affiche après un clic d'enregistrement. Le même message couvre plusieurs refus du serveur : un dossier clôturé ou transmis, qui refuse la qualification et l'urgence avant sa réouverture, un accès en lecture sur ce dossier, ou une unité d'établissement archivée depuis l'ouverture de l'écran. L'en-tête du dossier donne son état. Voir Clôturer, puis rouvrir un dossier et Gérer les accès à un dossier.