Au dépôt, le dispositif choisit seul la cellule d'un dossier, d'après son circuit et son établissement. Les circuits et la couverture réglés à l'onglet « Cellules » décident de ce choix.
La règle appliquée au dépôt
Seules les cellules actives dont les circuits contiennent celui du dossier entrent en jeu. Parmi elles, celle qui couvre l'établissement du dossier l'emporte, l'établissement le plus précis d'abord. Un établissement parent couvre ses établissements enfants. Un dépôt qui ne porte aucun établissement rejoint la cellule de son circuit lorsqu'il n'en existe qu'une.
Quand rien de tout cela ne tranche, le dépôt revient à l'unique cellule du circuit déclarée sans couverture. Cette cellule vaut alors pour tous les établissements. Deux cellules sans couverture sur un même circuit rendent le choix ambigu, et le dossier reste sans cellule. Une cellule archivée n'est jamais retenue.
Ce qui suit le dépôt
Le choix est posé au dépôt. Ensuite, les relances et les escalades suivent la cellule inscrite au panneau « Affectation ». Une réaffectation manuelle déplace donc leurs destinataires.
Un dossier sans cellule, ou dont la cellule a été archivée, n'escalade plus vers une cellule. Quand son accusé de réception ou sa première revue reste en retard, un courriel part vers les administrateurs du module. Il part une fois par échéance et par destinataire. Le dossier ne reçoit aucune relance tant qu'aucun gestionnaire ne lui est affecté.
La vue « Non affecté » de la boîte de réception, réservée à l'administrateur du module, retrouve les dossiers qui n'ont ni cellule vivante ni gestionnaire.
Le rattrapage à la qualification
Un gestionnaire peut qualifier avec un établissement un dossier dont aucune cellule vivante n'a la charge. La même règle de couverture s'applique alors, et la chronologie inscrit « Dossier affecté » au compte « Système ».
Qualifier demande un accès en écriture sur le dossier. Ce rattrapage ne joue donc que pour un dossier qui garde des gestionnaires ou un accès accordé. Un dossier que plus personne ne porte se rattache depuis la vue « Non affecté », par l'administrateur du module. Voir Lire et filtrer sa boîte de réception.